Como actuar ante una inspección de hacienda

Autor: CapitalPyme. Asesoría fiscal en Santiago de Compostela.

En los últimos meses, sobre todo en las pequeñas y medianas empresas, se ha observado un fuerte incremento de las actuaciones presenciales por parte de la Agencia Tributaria. Estas visitas normalmente se encuadran dentro de planes de actuación sectoriales de la propia Agencia y pueden haber sido precedidas de comunicaciones a las empresas donde nos han instado a que voluntariamente hayamos regularizado nuestra situación tributaria al haberse observado posibles discrepancias en la presentación de los impuestos pertinentes o incluso con referencia a las medias comerciales del sector.

Vamos a desarrollar una breve guía sobre como actuar ante este tipo de visitas “poco agradables” a nuestra empresa.

EL PRIMER CONTACTO

En la mayoría de los casos un procedimiento de inspección comienza con la recepción de una notificación en la cual se nos insta a presentar determinada documentación de la empresa. Sin embargo, los funcionarios también se pueden personar en nuestras oficinas por sorpresa.

El primer consejo siempre será el de mantener la calma y actuar con tranquilidad y con un afán de colaboración. El primer paso debe ser solicitar la identificación de las personas que van a tomar parte en la inspección y saber cuál es el objeto y el alcance de la misma. También nos deben mostrar una autorización del delegado de Hacienda o del director del departamento de inspección.

Las actuaciones deben contar siempre con la presencia del titular del negocio, el administrador o un representante autorizado. En este sentido siempre es recomendable llamar a nuestro asesor fiscal para que esté presente y haga un seguimiento de las actuaciones, ya que seguramente podrá facilitar de forma más adecuada determinados datos requeridos durante el proceso y contestar a preguntas de índole contable y fiscal.

Debemos saber que la visita debe realizarse en el horario comercial de apertura de la empresa y que la actuación inspectora no debe obstaculizar el normal desarrollo del trabajo en la misma.

EL ACCESO A LA DOCUMENTACIÓN DE LA EMPRESA

Una vez realizada la identificación, procederán a la entrada en las instalaciones de nuestra empresa y a solicitarnos la documentación que estimen necesaria para el desarrollo de la inspección.

En este punto debemos saber que tenemos nuestros derechos y que “no todo vale”.

En el caso de que seamos un profesional que trabaja desde casa, nuestro domicilio particular está constitucionalmente protegido, esto quiere decir, que solo podrán acceder con una autorización judicial.

En el caso de que la inspección se realice en las instalaciones de la empresa, hay determinadas estancias que también están protegidas. Es el caso de oficinas y aquellos lugares de acceso restringido y que no estén abiertos al público. Si no se presenta una autorización judicial, solo podrán acceder con el consentimiento expreso del empresario.

LOS ORDENADORES

Los inspectores pueden entrevistar a los trabajadores, tomar fotografías, solicitar copias de documentos (albaranes, facturas, extractos bancarios, etc.) y también analizar los equipos y sistemas informáticos en los que se lleve la gestión del negocio, incluyendo la realización de copias de la información contenida en los equipos. Lo que no podrán hacer es incautar dichos ordenadores, ya que ello supondría una actuación desproporcionada que perjudicaría la actividad normal de la empresa.

FIN DE LA INSPECCIÓN

Una vez haya terminado la visita, la persona responsable de la inspección (denominada actuario) nos debe facilitar una diligencia que contenga una descripción de las actuaciones realizadas, así como la información que han recogido o se vayan a llevar. En este punto es importante leer con detenimiento la diligencia antes de firmar nuestra conformidad con dicha acta.

Con toda seguridad el procedimiento de inspección seguirá su curso y a partir de ahora iremos recibiendo más comunicaciones solicitándonos más información o resoluciones con liquidaciones derivadas de la actuación inspectora.