Certificado digital de empresa

Autor: CapitalPyme. Asesoría en Santiago de Compostela.

El Real Decreto 1363/2010 estableció que, entre otras, todas las sociedades limitadas están obligadas a recibir las notificaciones de la Agencia Tributaria por medios telemáticos (portal 060 o desde la sede electrónica de la AEAT). Para poder acceder a estos portales y poder descargar las notificaciones es imprescindible poseer el certificado digital de la empresa.

¿QUÉ ES UN CERTIFICADO DIGITAL?

Un certificado digital es un archivo informático que identifica a una persona o empresa en el mundo digital, al igual que el carnet de identidad identifica a una persona el el mundo físco. Este archivo informático lo podemos tener guardado en un ordenador, en una memoria usb, en una tarjeta criptográfica, etc.

¿DÓNDE SE OBTIENE EL CERTIFICADO DIGITAL DE EMPRESA?

Haciendo un símil con el mundo físico, el Documento Nacional de Identidad sólo puede ser emitido por la Policia Nacional y es esta misma Policía la que verifica la identidad de la persona a quién se le va a entregar este documento.

Sin embargo los certificados digitales pueden ser emitidos por diversos organismos, como por ejemplo la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre (FNMT), y por otra parte, la verificación de la identidad de quién lo solicita también puede ser realizada por varias entidades, como por ejemplo la Agencia Tributaria o la Tesorería General de la Seguridad Social. Para el caso concreto de los certificados digitales de persona jurídica, a día de hoy, esta verificación de identidad sólo la realiza la Agencia Tributaria.

PASOS A SEGUIR PARA OBTENER EL CERTIFICADO DIGITAL

1. DOCUMENTACIÓN

Es necesario solicitar la siguiente documentación (hay que pagar unas tasas)

– Certificación del Registro Mercantil de los datos de constitución y personalidad jurídica de la empresa.

– Según quién sea la persona que vaya a realizar los trámites de solicitud del certificado digital:

a) Si es el administrador o representante legal de la empresa: Se necesita un certificado del Registro Mercantil relativo a su nombramiento y vigencia de su cargo. Hay que tener en cuenta que este certificado tiene una vigencia de solamente 10 días.

b) Si es otra persona quien va a realizar los trámites, es necesario un poder notarial que se lo permita.

2. SOLICITAR EL CERTIFICADO DIGITAL

Desde tu ordenador, conéctate a la página web de CERES en la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre. Una vez allí, pulsa en el menú «Certificados» y después a la opción «Persona Jurídica» y vete siguiendo todos los pasos que se te indican en el apartado “Solicitar Certificado”.

Una vez realizados, se te proporciona un código que debes apuntar o imprimir, pues es necesario para los siguientes pasos.

Es muy importante tener en cuenta que todos lo pasos que se realizan para obtener el certificado digital de empresa hay que hacerlos desde el mismo ordenador, y además durante todo este proceso no se pueden realizar actualizaciones de ningún tipo del navegador, y por supuesto tampoco formatear ni reinstalar dicho ordenador.

3. ACREDITAR TU IDENTIDAD

Tienes que acudir personalmente a una oficina de la Agencia Tributaria, y para ello hay que pedir previamente una cita desde la página web de la Agencia Tributaria.

Debes llevar toda la documentación indicada en el primer punto y también el código obtenido en el apartado 2. Allí verificarán tu identidad como persona habilitada para obtener el certificado digital de la empresa.

4. DESCARGA DEL CERTIFICADO

Desde la página web de la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre (Certificados / Persona Jurídica / Obtener Certificado Software) y entrar en la opción «Descargar certificado», en la cual tendrás que indicar el código obtenido en el punto 2, y seguir todos los pasos que se te indiquen.

Una vez terminado este proceso, ya tendrás instalado en tu ordenador el certificado digital.

5. DOTAR DE MEDIDAS DE SEGURIDAD AL CERTIFICADO DIGITAL

El certificado digital de la empresa está instalado en tu ordenador, pero sin ningún tipo de protección. Es muy importante dotarlo de seguridad, sino cualquier persona o cualquier virus que pueda llegar a acceder al certificado, podría hacer un uso fraudulento de la identidad de la empresa.

Para ponerle una contraseña al certificado, en la propia página web de la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre podrás encontrar documentación con las instrucciones a seguir para dotar de seguridad a tu certificado digital, pues los pasos a seguir son diferentes según el sistema informático y navegador que estés empleando.